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Mindestanforderungen an Referenzen - Mit Projekt-Referenzen zum Erfolg

24.10.2014 um 22:00 Uhr | von Sebastian Illing

Dienstleistungs- und Bauunternehmungen dokumentieren seit jeher die von Ihnen erbrachten Leistungen. Dies tun Sie je nach Branche und Zweck in verschiedensten Formen und Medien. Tabellen, Karteien, Fotos und Textdokumente sind die am häufigsten eingesetzten Dokumentationsmittel. Angereichert mit den Kunden-Logos der regionalen Großunternehmen werden diese Daten auf den meisten Unternehmenswebseiten unter der Rubrik „Referenzen“ veröffentlicht. Nur zu welchem Zweck?

Eigentlich vorzeigbare Referenzprojekte bleiben wirkungslos, da diese erbrachte Leistungen von Kunden nicht ausreichend beurteileilt werden können bzw. überhaupt nicht zu erkennen sind. Wenn sich hinter „Referenzen“ nur Logos, Listen oder Bilder verbergen, bleibt Kunden nichts anderes als den vermeintlich günstigere Angebotspreis als Vergabekriterium heranzuziehen. Das ist wenig befriedigend, sowohl für den Dienstleister als auch für deren Kunden. Kunden erhalten in der Folge maximal die Leistung, die der Dienstleister zum vermeintlich günstigsten Preis zu leisten im Standeist, nicht aber das Optimum für das sie zu zahlen bereit gewesen wären.

Was sollte dokumentiert werden?

Bevor Sie festlegen wie Sie ihre Projekte dokumentieren, sollten Sie sich die Frage stellen, wie und wofür Sie die produzierten Daten nutzen wollen.

  • Als Instrument zur Auswertung von Projekten als Grundlage für künftig  Entscheidungen?
  • Als effektives Vertriebsinstrument zur Neukundengewinnung?
  • Als Instrument zum Aufbau von Reputation und Markenimage, online und offline?
  • Als effektives Instrument zur Kunden-, Nachunternehmer oder Lieferantenpflege?
  • Als Grundlage für Präqualifizierungsmaßnahmen?

Anforderungen an die Dokumentation von Projekten

Je mehr Verwendungszwecke abgedeckt werden sollen, desto höher sind die Anforderungen an die Dokumentation der Projektdaten. Besonders wichtige für eine effektive, auch spätere Nutzung der Projektdaten sind:

  • Klare und unmissverständliche Wortwahl - Standardisierung
  • Standardisierte Abläufe sowie Rechte und Rollenzuweisungen im Team
  • Permanente Verfügbarkeit der Daten und flexible Zugriffsberechtigungen

Achten Sie darauf, dass sich Corporate Design sowie Wort und Bildsprache Ihres Unternehmens sich auch in Ihren Referenzen wiederspiegeln.

Tipps der Auftragsberatungsstellen

Im Newsletter der Auftragsberatungsstellen (Veröffentlicht durch die IHK) vom Dez. 2012 werden u.a. folgende Praxistipps für Unternehmen als Anforderungen an Referenzen gegeben:

  • Unternehmen sollten sich nach jedem erfolgreich abgeschlossenen Auftrag eine Referenzbestätigung des Auftraggebers geben lassen.  
  • Ist es ratsam, dass Bieter nur solche Referenzen angeben, bei denen ein Einverständnis des früheren Auftraggebers vorliegt. Denn zum einen geht es dabei um die Offenbarung möglicherweise sensibler Daten. Zum anderen könnte der Schuss auch nach hinten losgehen, wenn das Einverständnis nicht vorliegt und diese Referenz überprüft wird.
  • Ebenfalls sollten Unternehmen darauf achten, das Mindestanforderungen an eine Referenz erfüllt sind.

Inhalte und Wirksamkeit einer aussagekräftigen Referenz

Weiter stellten die  Auftragberatungsstellen fest, daß die Mindestanforderungen an Projekt-Referenzen in nahezu allen Branchen gleich sind:

  • Ihr Unternehmen: Geben Sie stets ihren vollständigen Firmennamen, Kontaktdaten, Ansprechpartner an
  • Bezeichnung der Referenz: Für die durchgeführte Maßnahme ist eine kurze Bezeichnung anzugeben. Benennen Sie Ihre Referenz – nutzen Sie nach Möglichkeit denselben Projektnamen wie Ihr Auftraggeber – er wird es Ihnen danken.
  • Bauherr/ Auftraggeber/ Referenzgeber: Im Gegensatz zu den Eigenerklärungen sind die Referenzen von einem Dritten, für den die Leistungen erbracht wurden, schriftlich zu bestätigen. Dieser Referenzgeber ist einschließlich seiner Kontaktdaten anzugeben. Ist der Referenzgeber keine natürliche Person so ist auch der Name des Ansprechpartners einzutragen.
  • Angabe der vertraglichen Bindung: In vielen Branchen ist es ratsam anzugeben ob die in der Referenz aufgeführte Leistung durch das Unternehmen als Hauptauftragnehmer, Arge-Partner oder als Nachunternehmer ausgeführt wurde.
  • Ort der Ausführung: Es ist der Ort anzugeben, an dem die Maßnahme ausgeführt wurde. Je nach Branche sind die Anforderung an die Genauigkeit sehr unterschiedlich z.B. Land, Bundesland, Ort, postalische Anschrift oder eine Webadresse.
  • Ausführungsdatum:  Auch hier sind unterschiedliche Angaben wie genaues Datum,  Monat und Jahr nur das Jahr oder ein Ausführungszeitraum branchen- und projektabhängig.
  • Leistungsbeschreibung: seien Sie präzise und vermeiden Sie ungebräuchliche Wortfindungen. Denken Sie daran, dass Ihre Referenz für Kunden vergleichbar sein muss um von diesen bewertet werden zu können. Nennen Sie alle von Ihnen erbrachten und relevanten Leistungen. Halten Sie Ihre Beschreibungen in einem für den Kunden überschaubaren Rahmen.
  • Bestätigung des Referenzgebers: Erstellen Sie Ihre Referenz vollständig und lassen Sie diese erst dann von Ihrem Referenzgeber durch Unterschrift oder über ein sicheres und nachvollziehbares Verfahren bestätigen. (Hinweis: Mit der Bestätigung der Referenz wird durch den Auftraggeber nicht automatisch eine mangelfreie Abnahme im juristischen Sinn bestätigt. Wurden aufgetretene Mängel umgehend beseitigt, so kann dennoch die auftragsgemäße Ausführung bestätigt werden!). Eine Bewertung der Leistung durch den Referenzgeber kann z.B. durch einen Freitext (Testimonial) erfolgen.
  • Leistungsumfang: Der erbrachte maßgebliche Leistungsumfang ist unter Angabe der ausgeführten Menge anzugeben. Es ist dabei darauf zu achten, dass die Leistungen zu den zuvor angegebenen Einzelleistungen passen.

Je nach Branche sind zusätzliche Angaben in Referenzen üblich und sinnvoll. So ist es in einigen Branchen (z.B. der Bauindustrie) durchaus gängig in Referenzen anzugeben wie viele Mitarbeiter durchschnittlich bei der Erbringung der angegebenen Leistungen eingesetzt waren, wie hoch der Auftragswert (netto) der Leistung war und welche besonderen Anforderungen es zu erfüllen galt. Auf done.by helfen branchenübliche, von Dienstleistern mitentwickelte und anpassbare Auswahlkriterien Projekt-Referenzen schnell und einfach zu erstellen.

Lassen Sie sich als passender Partner von Ihren künftigen Kunden finden statt diese mit aggressiver Bannerwerbung zu nerven. Ihre Kunden und Ihr Budget werden es Ihnen danken.

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